Erfolgsgeschichten

Großes Österreichisches Unternehmen

Automatische Bearbeitung von IT-Security Vorfällen

Herausforderung

Lösung

Ergebnis

Details

Phishing-E-Mail Vorfälle:

  1. Anbindung von Cloudomation an eine Office365 E-Mail-Inbox, an welche Phishing- und andere Schadens-E-Mails von den über 1000 Mitarbeiter*innen des Kunden gemeldet werden. Cloudomation überwacht die Inbox kontinuierlich. Durch Einlangen eines E-Mails wird der automatische Prozess angestoßen.
  2. Cloudomation extrahiert alle Links und Anhänge aus dem E-Mail.
  3. Cloudomation überträgt Links und Anhänge an zwei Analyse-Tools: JoeSandbox sowie VirusTotal. 
  4. Cloudomation durchsucht unternehmensweit die Office365 E-Mail Eingänge aller Mitarbeiter*innen nach E-Mails mit dem gleichen Betreff oder Inhalt und identifiziert so weitere Emfänger der Schadens-E-Mail.
  5. Cloudomation legt ein Ticket im Redmine Ticketing-System an. Im Ticket dokumentiert Cloudomation:
    1. Das E-Mail selbst und die Person, die das E-Mail gemeldet hat.
    2. Die Analyse-Ergebnisse von JoeSandbox und VirusTotal.
    3. Alle weiteren Emfänger der E-Mails, die identifiziert wurden.
  6. Cloudomation weist das Ticket zur weiteren Bearbeitung einem IT-Security-Spezialisten zu. Dieser entscheidet mit seinem Expertenwissen, wie weiter vorzugehen ist. Damit konzentrieren sich die IT-Security-Spezialisten auf Tätigkeit, die Ihre Expertise und Ihr Fachwissen erfordert. Alle notwendigen Informationen werden automatisiert zur Verfügung gestellt. 

Data Breach Vorfälle:

  1. Kunde abonniert zwei Services, die internationale Data Breaches überwachen und Informationen über Data Breaches an Ihre Kunden liefern: Have I Been Pawned (HIBP) und Spycloud.
  2. Have I Been Pawned und Spycloud senden Benachrichtungen über Data Breaches per E-Mail an Kunden. Dadurch wird der automatische Prozess in Cloudomation ausgelöst.
  3. Cloudomation liest die Informationen über Data Breaches aus:
    1. Have I Been Pawned: csv mit Daten werden heruntergeladen und von Cloudomation verarbeitet.
    2. Spycloud: Daten werden über API ausgelesen.
  4. Die Daten beider Services werden nach Domain Namen des Kunden durchsucht, um betroffene E-Mail Adressen zu identifizieren.
  5. Daten werden mit  Active Directory Datenbank des Kunden verglichen, um Benutzernamen von Mitarbeiter*innen zu identifizieren.
  6.  Im Redmine Ticketing-System wird ein Ticket angelegt. Die Data Breach Reportts von Have I Been Pawned und Spycloud werden angehängt. Die Ergebnisse der Suche werden ebenfalls im Ticket dokumentiert. 
  7. Cloudomation weist das Ticket zur weiteren Bearbeitung einem IT-Security-Spezialisten zu. Dieser entscheidet mit seinem Expertenwissen, wie weiter vorzugehen ist. Damit konzentrieren sich die IT-Security-Spezialisten auf Tätigkeit, die Ihre Expertise und Ihr Fachwissen erfordert. Alle notwendigen Informationen werden automatisiert zur Verfügung gestellt. 

Cloudomation wurde on-premise beim Kunden installiert. Nach einer halbtätigen Einschulung übernahm der Kunde selbst Betrieb und Wartung der Plattform, sowie die Entwicklung von Flow-Skripten. Expert*innen von Cloudomation unterstützen bei Bedarf bei konkreten Fragen. 

  • Teil-automatisierung weiterer IT-Security Prozesse, die derzeit händisch durchgeführt werden.
  • Erweiterung der automatischen Prozesse um Schritte, die standardisiert werden können wie z.B. automatishes Löschen von Schadens-E-Mails aus den Inboxen aller Mitarbeiter*innen.

Deutscher ERP-Software Hersteller

Automatische Datenübertragung von Rexx HR in zentrale Datenbank

Herausforderung

Lösung

Ergebnis

Details

  1. Eine Cloudomation on-premise Installation wurde im Rechenzentrum von der Firma aufgesetzt.
  2. Daten werden von mehreren JSON Schnittstellen der Rexx Personalsoftware abgefragt.
    • Verschiedene Datenkategorien werden von mehreren Schnittstellen abgefragt.
    • Aufgrund von Einschränkungen der Rexx Schnittstellen kann nur eine gewisse Datenmenge von einer einzelnen Schnittstelle abgefragt werden. Daher werden Datensätze aufgeteilt und in mehreren Teilen von verschiedenen Schnittstellen abgefragt.
  3. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt wenn Zugriff auf eine oder mehrere Schnittstelle fehlschlägt.
  4. Für jede Datenkategorie werden die einzelnen Teile der Datensätze überprüft:
    •  Überprüfung ob die gleiche Anzahl an Zeilen für jeden Teil vorhanden ist.
    • Überprüfung ob die Daten vollständig sind.
  5. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt falls die Überprüfung der Daten fehlschlägt.
  6. Die Daten werden für die Weiterverarbeitung vorbereitet:
    • Textfelder, welche Geldbeträge und Währungsinformationen beinhalten werden in ein numerisches Feld für den Betrag und ein Textfeld für die Währungsinformation aufgetrennt.
    • Datentypen werden festgelegt.
    • Die einzelnen Teile der Datensätze werden in Tabellenformat zusammengeführt.
    • Spaltennamen werden nach Anforderungen der zentralen Datenbank umbenannt.
  7. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt, wenn in der Datenaufbereitung Fehler auftreten. 
  8.  Daten werden in die zentrale Datenbank geladen.
  9. In der Datenbank wird eine Stored Procedure aufgerufen, welche die geladenen Daten weiterverarbeitet.
  10. Das Ergebnis der Stored Procedure wird von Cloudomation überwacht. E-Mail Benachrichtigungen werden verschickt wenn bei der Ausführung der Stored Procedure Fehler auftreten.

Ein Cloudomation Automatisierungsexperte und eine Cloudomation Projektmanagerin erhoben in Zusammenarbeit mit allen betroffenen internen und externen Personen detaillierte Anforderungen. In enger Absprache mit Vertretern der Fachbereiche koordinierte das Cloudomation Team mit allen notwendigen internen und externen Personen um Zugriffe und Informationen zur Umsetzung zu erhalten. Der automatisierte Prozess wurde in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern entwickeln, welche im Auftrag von der Firma die zentrale Datenbank betreuen und weiterentwickeln. 

  • Hinzufügen weiterer HR Datenkategorien zur automatisierten Datenladung.
  • Ausbau der Überwachung (monitoring) der Weiterverarbeitung der Daten und Erstellung der Berichte um die erfolgreiche Durchführung des gesamten Prozesses sicherzustellen, inklusive der Schritte, die außerhalb von Cloudomation stattfinden. 
  • Automatisierung der Anlieferung der verarbeiteten Personaldaten an weitere Software für Projektmanagement, Ticketing und ERP.
  • Als zentrale Plattform für Automatisierung, Orchestrierung und Überwachung von Datenintegrationsprozessen ermöglicht Cloudomation die Umsetzung höchster Qualität im unternehmensinternen Datenmanagement bei der Firma.

German ERP-Software Company

Reduce ServiceNow Licence Cost through Data Integration

Challenge

Solution

Result

Wiener IT Personalvermittler

Automatisiertes Veröffentlichen von Stellenausschreibungen

Herausforderung

Lösung

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  1. Schnittstelle mit Bullhorn CRM REST API mit OAuth Authentifizierung wurde eingerichtet.
  2. Auslesen der Stellenausschreibungen aus Bullhorn: Daten aus mehreren Entities in Bullhorn werden zusammengefasst um Informationen über die Stelle sowie den Arbeitgeber zu übertragen.
  3. Daten aus Bullhorn werden aufbereitet und in ein Wodpress-kompatibles JSON Format konvertiert.
  4. Stellenausschreibungen werden über die WordPress REST API an die WordPress Job-Börse geliefert. 
  5. Stellenausschreibungen werden jede Nacht automatisiert übertragen. 
  6. Recruitment Consultants können jederzeit über einen einfachen Link eine Übertragung der Stellenausschreibungen auslösen, um neue oder geänderte Stellenausschreibungen direkt automatisiert zu veröffentlichen.

Ein Automatisierungs-Exerte von Cloudomation hat die Übertragung in Zusammenarbeit mit einem Recruitment-Consultant sowie dem Web-Entwickler, der die Job-Börse betreut, innerhalb von drei Tagen entwickelt.

  • Automatische Übertragung der Stellenausschreibungen auf andere Plattformen wie Xing, karriere.at und andere.
  • Automatisiertes „Aufräumen“ von Daten in Bullhorn: in der Vergangenheit wurden viele „custom fields“ verwendet, die nun auf Standardfelder übertragen werden sollen, um automatische Verarbeitung der Daten zu erleichtern. Dieses Remapping der Daten für tausende Kandida*innen, Arbeitgeber und Stellenausschreibungen, die bereits in Bullhorn angelegt sind, kann automatisiert in wenigen Minuten durchgeführt werden.
  • Automatische Verarbeitung von Lebensläufen – Übertragung von Daten aus Lebensläufen in Bullhorn CRM Felder.

Schweizer Software-Unternehmen

Gehaltsabrechnungen werden automatisch in das HR System hochgeladen

Herausforderung

Lösung

Ergebnis

Details

  1. Cloudomation analysiert Gehaltsabrechnungs-PDF-Dateien und extrahiert die Mitarbeiternummer.
  2. Cloudomation greift auf die HR-Datenbank zu, um die Zuordnung von Mitarbeiternummern zwischen dem Gehaltsabrechnungs-Tool und dem HR-Tool zu überprüfen, da die zwei Lösungen unterschiedliche Mitarbeiter-Nummerierungssysteme verwenden.
  3. Cloudomation überprüft, ob jede Gehaltsabrechnung einem Mitarbeiter zugeordnet werden kann und ob jeder Mitarbeiter eine Gehaltsabrechnung erhalten hat.
  4. Cloudomation erstellt einen Bericht mit allen erfolgreichen Uploads und allen aufgetretenen Problemen. Bei Problemen werden alle gültigen PDFs hochgeladen.
  5. Cloudomation lädt die einzelnen Gehaltsabrechnungen für jeden Mitarbeiter im HR-Tool hoch. Mitarbeiter können jetzt ihre Gehaltsabrechnungen im HR-Tool einsehen und herunterladen. 

Ein Business Applications Manager des Kunden und ein Automatisierungsexperte von Cloudomation trafen sich an zwei Nachmittagen. Mit Unterstützung unseres Experten konnte der Business Applications Manager die Automatisierung selbst entwickeln. Er kennt die Automatisierung im Detail und kann sie selbst erweitern und anpassen.

  • Optimierung des automatisierten Prozesses: Parallelverarbeitung von PDFs, parallele Erstellung der Zuordnung von Mitarbeiternummern.
  • Direkter automatisierter Download von Gehaltsabrechnungen aus dem Quellsystem.
  • Dynamische Aktualisierung der Mitarbeiternummernzuordnung für neue oder ausscheidende Mitarbeiter.
Semantic Web Company Cloudomation Customer

Automatisierung der Software Bereitstellung für einen neuen Server

Herausforderung

Lösung

Ergebnis

Details

  1. Erstellen einer AWS Maschine.
  2. Einrichten von Sicherheitsgruppen.
  3. Konfiguration des Netzwerkes. 
  4. Konfiguration der Festplatte.
  5. Einrichten des Betriebssystems.
  6. Download, Installation und Konfiguration von Abhängigkeiten.
  7. Download, Installation und Konfiguration des Softwareproduktes.
  8. Erstellen von Benutzerkonten für das Softwareprodukt.
  9. Anmeldeinformationen werden an den Systemadministrator geschickt, der eine letzte Prüfung durchführt und die Anmeldeinformationen dann an den Kunden weiterleitet.

Ein Systemadministrator der Semantic Web Company und ein Automatisierungsexperte von Cloudomation saßen einen Nachmittag (4 Stunden) zusammen. Der Systemadministrator konnte kein Python. Mit Unterstützung unseres Experten konnte er die Automatisierung dennoch vollständig selbst entwickeln. Dadurch kennt er die Automatisierung jetzt im Detail und kann sie selbst erweitern und anpassen

  • Erweiterung der Automatisierung um zusätzliche Optionen, z. B. Bereitstellung in verschiedenen Umgebungen und mit verschiedenen Komponenten.
  • Hinzufügen von Schritten davor und danach, z. B. einen Schnelltest nach Abschluss der Bereitstellung.
  • Automatisierung von Updates und anderen Wartungsprozessen für bereits bestehende Kundenserver.

Österreichische Software-Firma

Integration Zeiterfassung und Ticketing-System

Herausforderung

Lösung

Ergebnis

Details

  1. Kostenfreies Clockify-Jira-Plugin wurde installiert. Über das Plugin können Zeiten direkt über die Jira-Benutzeroberfläche in Tickets erfasst werden. Das Plugin überträgt die Jira-Ticketnummer und den Titel des Tickets nach Clockify.
  2. Projektmanager können selbst in Jira einzelne Tickets Epics zuweisen, die für Kundenprojekte und interne Projekte stehen.
  3. Mitarbeiter*innen müssen nur noch direkt am Ticket die Zeiterfassung starten. der Rest geschieht automatisch mit Cloudomation:
    • Ticket-Nummer wird aus Beschreibung der Clockify-Zeiterfassung entnommen.
    • Epic wird in Jira abgefragt.
    • Clockify-Projekt wird zu Jira-Epic gemappt.
    • Projekte werden in Clockify korrekt eingetragen.
  4. Zeitaufwand für einzelne Tickets ist jetzt direkt sichtbar. Minutengenaue Abrechnung von Kundenarbeit jetzt möglich.
  5. Projektmanager müssen ihren Kolleg*innen nicht mehr wegen ihrer Zeiterfassung nachlaufen. Zeiten werden nicht mehr Tage und Wochen im nachhinein „rekonstruiert“.
  6. Aufwand für Zeiterfassung für Mitarbeiter deutlich geringer, da sie alles direkt in Jira machen können und keine Beschreibugnen oder Projekte händisch eintragen müssen.

Eine Automatisierungs-Expertin entwickelte die Integration nach Anforderungen einer Projektmanagerin innerhalb eines halben Tages.

  • Automatisch Erstellung von Clockify-Projekten basierend auf Jira-Epics, sodass auch die Projektplanung ausschließlich in Jira stattfinden kann.
  • Benachrichtigungen für Projektmanager wenn Zeit-Pensum für bestimmte Projekte erreicht oder überschritten wird.
  • Automatische Erstellung von Zeitberichten für Kunden aus Clockify Projekten mit schöner Formatierung und nur notwendigen Feldern.

Webshop Integration mit Warenwirtschaftssystem (WaWi)

Herausforderung

Lösung

Ergebnis

Details

  1. Bestelldaten werden vom Magento Web-Shop System in der Cloud über die REST API abgefragt:
    • Produktdaten: ID, Bestellmenge, Rabattcodes.
    • Kundendaten: Name, Lieferadresse, Rechnungsadresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse.
  2. Neue Bestellungen werden alle 30 Minuten vom Web-Shop abgefragt.
  3. Bestelldaten werden über den Cloudomation Satellit in ein lokal laufendes Warenwirtschaftssystem (WaWi) in eine MS SQL Datenbank übertragen. Das WaWi läuft auf einem Rechner im Büro des Händlers.
  4. Wenn der Rechner, auf dem das WaWi läuft, heruntergefahren wird, verbindet sich der Cloudomation Satellit bei Neustart automatisch wieder mit der laufenden Ausführung. Bearbeitung von Bestellungen wird exakt dort fortgesetzt, wo unterbrochen wurde.
  5. Kundendaten werden mit Bestandsdaten abgeglichen. Kunden werden klassifiziert: Bestandskunden oder Neukunden.
  6. Datenbereinigung:
    • Alle Telefonnummern werden in den E.164 Standard transformiert. Jede internationale Telefonnummer kann korrekt verarbeitet werden.
    • Intelligenter Abgleich mit Bestandsdaten für Kunden:
      • Gleicher Name, andere Telefonnummer – Telefonnummer wird aktualisiert.
      • Selber Name, andere Adresse – Adresse wird aktualisiert.
      • Selber Name aber sowohl andere Adresse als auch andere Telefonnummer – neuer Kunde mit neuen Daten wird angelegt.
  7. Neukunden werden im WaWi angelegt.
  8. Bestellung wird im WaWi angelegt. Rechnung und Lieferschein werden erstellt.
  9. Verpackung und Ausliefern sind die letzten händischen Schritte im gesamten Prozess. 

Eine Expertin von Cloudomation führte eine detaillierte Anforderungserhebung mit MitarbeiterInnen von Aras durch. Es folgte eine technische Prüfung in Zusammenarbeit mit externen IT Dienstleistern, welche die betroffenen Aras Systeme entwickelt bzw. angepasst haben und betreiben (Web-Shop und WaWi). 

Entwicklung der Anbindung von Web-Shop und WaWi erfolgte in enger Abstimmung mit Aras. Während einer sechswöchigen Testphase konnte Aras die Anbindung ausführlich testen. Kleine Anpassungen wurden in der Testphase durchgeführt um sicherzustellen, dass alle möglichen Bestellszenarien abgedeckt sind. 

Nach Ende der Testphase folgte die nahtlose Übernahme in den produktiven Betrieb. Kontinuierliche Unterstützung von Aras bei der Benutzung des Prozesses genauso wie die Zusammenarbeit zur Erweiterung des Prozesses stehen jetzt im Fokus. 

Der automatische Prozess kann nun um folgende Schritte erweitert werden:

  • Automatische Weiterleitung von Rechnungsdaten an die Buchhaltungssoftware des Steuerberaters.
  • Automatischer Versand von Gutscheinen und anderen Treuekampagnen per E-Mail an KundInnen zwei Wochen nach einer Bestellung. 
  • Automatischer Versand von Versandbestätigungen per E-Mail an KundInnen, sobald Pakete an Logistikpartner übergeben wurden. 
  • Automatischer Druck der Lieferscheine im Lager: LagermitarbeiterInnen verpacken Bestellungen durch Abarbeitung der Ausdrucke.

Wiener SaaS-Unternehmen

Application Release Automation

Herausforderung

Lösung

Ergebnis

Details

  1. Integration mit dem Git-Versionskontrollsystem: Jeder Git Commit löst automatisch einen Build aus. 
  2. Quellcode wird aus Git extrahiert.
  3. Komponenten werden in fester Reihenfolge erstellt und bereitgestellt. Dies war in Cloudomation viel einfacher als zuvor. 
  4. Der Build ist in 2-3 Minuten abgeschlossen. Zuvor dauerte ein Build rund 15 Minuten. 

Ein Automatisierungsexperte von Cloudomation entwickelte die Automatisierung basierend auf dem zuvor verwendeten Build-Skript. In Zusammenarbeit mit dem Build-Master konnte unser Experte die Eleganz und Leistung des Build-Prozesses erheblich verbessern.

  • Weitere Beschleunigung des Build Prozesses, indem nur geänderte Komponenten neu erstellt werden, anstatt immer einen vollständigen Build auszuführen.
  • Erweiterung der Build-Automatisierung zu vollständiger CI / CD-Pipeline.

Österreichische Software-Firma

Webseiten Management: Release und Backups

Herausforderung

Lösung

Ergebnis

Details

  1. Die Website-Umgebung wurde geklont. Eine wurde als Entwicklungswebsite und die zweite als produktive Website festgelegt.
  2. Für die Entwicklungswebseite und die produktive Website wurden separate URLs definiert. Für die Entwicklungswebsite wurden No-Index- und No-Follow-Flags gesetzt, damit Suchmaschinen keine Besucher zur Entwicklungswebsite führen.
  3. Der Release-Prozess wurde automatisiert:
    • Eine vollständiges Datenbank-Backup sowohl der Entwicklungs- als auch der produktiven Webseite wird erstellt.
    • Das Backup wird in der produktiven Umgebung wiederhergestellt.
    • Basis-URLs werden aktualisiert, um sie an die URLs der produktiven Website anzupassen.
    • No-Index- und No-Follow-Flags werden für die produktive Website entfernt.
    • Auf der neuen produktiven Website wird ein Link-Checker ausgeführt. Alle toten Links werden per E-Mail an die Person gemeldet, die den Webseiten Release-Prozess gestartet hat.
  4. Der Release-Prozess überträgt nicht nur Änderungen der Inhalte, sondern auch alle Updates von Plugins, dem Backend usw.
  5. Die Person, die den Release-Prozess startet, wird nach Abschluss der Release per E-Mail informiert. Der gesamte Prozess dauert etwa sieben Minuten (einschließlich des Link-Checkers). 
  6. Bei Problemen mit der Website kann ein Rollback durchgeführt werden. Jedes alte Backup kann auf der produktiven Website wiederhergestellt werden. Normalerweise wird das Backup, das direkt vor der Release erstellt wurde, wiederhergestellt.
  7. Das Wiederherstellen eines Backups dauert etwa drei Minuten.
  8. Aktualisierungen von Plugins werden vor der Release aus der Entwicklungswebseite getestet. Es werden nur funktionierende Updates auf de produktive Webseite übernommen.
  9. Da der Release-Prozess so einfach ist, werden Änderungen häufig veröffentlicht. Es werden keine Änderungen mehr direkt auf der produktiven Webseite vorgenommen.

Ein Cloudomation-Automatisierungsexperte arbeitete mit dem Marketingteam zusammen, um den Release-Prozess zu entwickeln. Eine erste Version war in weniger als einer Woche fertig, mit einem Gesamtaufwand von etwa zwei Tagen. In den folgenden sechs Wochen wurden iterative Verbesserungen hinzugefügt, um den Prozess weiter zu verbessern. Der Gesamtaufwand betrug ungefähr drei Tage. Jetzt hat das Marketing-Team die Kontrolle über den Release-Prozess, Updates, Tests und sogar das Wiederherstellen von Backups, ohne von der IT abhängig zu sein.

Durch das erfolgreiche Projekt wurde das Marketing-Team ein großer Fan von Automatisierung. Es sind viele Ideen entstanden, wo Automatisierung ebenfalls helfen könnte:

  • Überprüfung der Ladezeiten von einzelnen Unterseiten im Release-Prozess.
  • Anbindung der Newsletter-Software an Standard Formulare auf der Webseite. Derzeit findet die Newsletter-Anmeldung über ein Plugin statt, welches nur wenige Design-Möglichkeiten bietet.
  • Flexible Integration anderer Formulare auf der Website mit anderen Tools, z. Kalender, Ticketsystem und CRM.
  • Automatisches Aufräumen des Websiten-Backends: Entfernen nicht verwendeter Elemente aus der Medienbibliothek, Archivieren privater Seiten und Vorlagen, die lange Zeit nicht verwendet wurden usw.
  • Verfügbarkeits- und Performance-Überwachung der Website.

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